I. الخطوة الأولى: جمع البيانات المالية

قبل إعداد التقرير، اجمعوا كل الوثائق المالية المرتبطة بالفترة المالية (سنة عادةً):

• الفواتير والإيصالات (المداخيل والمصاريف).
• كشوف الحساب البنكي وحركات الحساب.
• سجلات الإيرادات والمصروفات أو دفتر اليومية.
• عقود التمويل، المراسلات مع المانحين، وإثباتات المنح والتبرعات.
• قوائم المخزون والأصول الثابتة إن وُجدت (معدات، أثاث، مركبات...).

نصيحة: رتبوا الوثائق زمنياً وحفظوا نسخ إلكترونية (مسح ضوئي) لتسهيل العمل والتدقيق.

II. إعداد الميزانية العمومية (Balance Sheet)

الميزانية العمومية تُظهر وضع الجمعية في تاريخ محدد (أصل، خصوم، حقوق الملكية):

1. الأصول

• الأصول الثابتة: ممتلكات، معدات، مباني (تسجل بالقيمة الدفترية).
• الأصول المتداولة: النقدية في الصندوق والحسابات البنكية، المستحقات، المخزون.

2. الخصوم

• الخصوم قصيرة الأجل: الحسابات الدائنة، الالتزامات الضريبية المؤقتة، مستحقات الموردين.
• الخصوم طويلة الأجل: قروض أو التزامات تمتد لأكثر من سنة.

3. حقوق الملكية

صافي أصول الجمعية (المساهمات، الاحتياطيات، الفائض أو العجز).

III. إعداد حساب المداخيل والمصاريف (حساب الأرباح والخسائر)

هذا الحساب يعكس أداء الجمعية خلال فترة زمنية (سنة مالية):

1. المداخيل الرئيسة

• الاشتراكات السنوية للأعضاء.
• المنح والتبرعات (من جهات عمومية أو خاصة أو متبرعين أفراد).
• مداخيل الأنشطة (ورشات، مبيعات، خدمات).
• أي دخل استثنائي (عوائد استثمارية، ريع فعاليات).

2. المصاريف الرئيسة

• المصاريف التشغيلية: رواتب، تأمين، إيجار، فواتير كهرباء وماء.
• المصاريف الإدارية: لوازم مكتبية، خدمات محاسبة، مصاريف قانونية.
• مصاريف البرامج والأنشطة: تكاليف ورشات، نقل، مواد، ضيافة.

ملاحظة: خصم المصاريف المؤداة من المداخيل يعطي نتيجة صافية تُنقل إلى حساب حقوق الملكية في الميزانية العمومية.

IV. تحليل السيولة والربحية

بعد إعداد القوائم المالية، يُجري التحليل باستخدام نسب بسيطة تساعد على تقييم الوضع المالي:

1. نسب السيولة

• النسبة الحالية (Current Ratio) = الأصول المتداولة ÷ الخصوم القصيرة الأجل. تعطي مؤشرًا عن قدرة الجمعية على تغطية الالتزامات القصيرة.
• النقد الفوري (Quick Ratio) = (الأصول المتداولة − المخزون) ÷ الخصوم القصيرة الأجل.

2. نسب الأداء والربحية

• هامش الفائض = الفائض ÷ إجمالي المداخيل. يساعد على قياس كفاءة الإدارة المالية بالنسبة لحجم الموارد.

استخدموا هذه النسب لمقارنة أداء الجمعية مع السنوات السابقة أو مع مؤشرات مشابهة في قطاع العمل الجمعوي.

V. إعداد التقرير النهائي

نظموا التقرير النهائي بطريقة احترافية وواضحة يتضمن الأقسام التالية:

1. مقدمة: تعريف بالجميعة، مهمتها، ونطاق الفترة المالية.
2. الجزء المالي:
   • الميزانية العمومية بتاريخ نهاية الفترة.
   • حساب المداخيل والمصاريف للسنة.
   • تحليل السيولة والربحية والملاحظات المهمة.
3. ملاحظات المحاسبة: أي سياسات محاسبية متبعة (التقويم بالدين أم النقدي، استهلاك الأصول...).
4. التوصيات: مقترحات لتحسين الوضع المالي (خفض التكاليف، تنويع المصادر، صندوق طوارئ...).
5. مرفقات: نسخ من الكشوف البنكية، الفواتير المهمة، عقود المنح.

عرض بصري: أضفوا رسوم بيانية (مثل شريط للمداخيل والمصاريف، دائري لتوزيع المداخيل) لتسهيل فهم الأرقام على الأعضاء غير المتخصصين.

VI. تقديم التقرير والمصادقة عليه

الخطوات المتبعة بعد إعداد التقرير:

• عرض التقرير خلال اجتماع الجمعية العامة السنوي أو اجتماع استثنائي مخصص للمصادقة على النتائج.
• تقديم ملخص تنفيذي واضح يبرز النقاط الرئيسة (الفائض/العجز، مصادر الدخل الرئيسية، توصيات).
• السماح بطرح أسئلة من الأعضاء وتقديم توضيحات مالية عند الحاجة.
• توثيق المصادقة بمحضر اجتماع واحتفاظ بنسخة مع الوثائق الرسمية للسنة.

الخاتمة ونموذج مبسّط للتقرير

إعداد تقرير مالي دقيق ومنظم يعزز الثقة والامتثال القانوني، ويدعم اتخاذ قرارات استراتيجية مستندة إلى بيانات صحيحة.

نموذج مبسّط (ملخّص صفحة واحدة)

اسم الجمعية: .....................................
الفترة المالية: من .... إلى ....

1. ملخص تنفيذي
- إجمالي المداخيل: .......... د.م
- إجمالي المصاريف: .......... د.م
- الفائض / (العجز): .......... د.م

2. الميزانية العمومية (ملخص)
- إجمالي الأصول: .......... د.م
- إجمالي الخصوم: .......... د.م
- صافي الأصول: .......... د.م

3. أهم ملاحظات وتحليلات
- مصدر الدخل الأساسي: .................................
- بند مصروف بارز: ...................................

4. توصيات
- إنشاء صندوق طوارئ بقيمة .......... د.م
- تحسين متابعة الكشوف البنكية ومطابقة الفواتير شهرياً
        

ملحوظة أخيرة: يمكنكم استخدام برامج محاسبية بسيطة (Excel، Google Sheets، أو أنظمة محاسبة متخصصة) لتجهيز الجداول والتقارير ولإنتاج الرسوم البيانية بسهولة.